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Tipps & Tricks: OUTLOOK EXPRESS


Hinweis:
Wenn Sie über die Abkürzung OE stolpern, dann heißt das natürlich Outlook Express!

Abruf-Intervalle einstellen
Absender blockieren
Adressbuch sichern
Adressen verwalten
Aktualisieren von OE
Attachments (Datei-Anlage, Anhang)
Attachments: Virengefahr
Bcc (Blind carbon copy)

Bilder im Anhang werden blockiert
Blockierte Dateien
Cc (Carbon Copy)
Datei-Anlage (attachment) wird blockiert
Drucken: Größe der Schrift einstellen
Einstellungen zum Senden und Empfangen
Farbmarkierungen für bestimmte Mails
Kopien von Mails: sichtbare und unsichtbare Lesebestätigungen
Löschen von Mails
Mails farbig markieren
Mails in einen bestimmten Ordner verschieben
Mega-Mails sperren
Mehrere Empfänger eines Mails

Nachrichtenregeln
Ordnen der Mails
Ordner anlegen
Ordner komprimieren

Riesenmails sperren
Sichern aller OE - Dateien
Sichern einzelner Mails
Sichtbare und unsichtbare Empfänger
Sortieren der Mails

Spalten anpassen
Spam (= Werbung) blockieren
Speicherort der OE - Dateien
Symbolleisten anpassen
Tastaturbefehle
Updates von Outlook Express
Unsichtbare und sichtbare Empfänger
Versionen von Outlook Express
Visitenkarte mitschicken
Vorsicht: VIREN!
Werbemails blockieren

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Versionen von Outlook Express und Internet Explorer

Leider werden im OE immer wieder Sicherheitslücken entdeckt, die vor allem zur Verbreitung von Viren ausgenützt werden. Microsoft arbeitet daher ständig an Patches (= Flicken, Reparaturen), die diese Sicherheitslücken schließen bzw. an grundlegend neuen Versionen, in denen diese Patches bereits eingearbeitet sind.
Sie sollten daher grundsätzlich danach trachten, immer die aktuellste Version des Programmes zu besitzen, - das gilt natürlich auch für den Internet-Explorer (IE), dem Zwillingsbruder des Programmes.

Welche Version Sie besitzen, erfahren Sie, wenn Sie in der Menüleiste des Hauptfensters ganz rechts auf das Fragezeichen und dann auf Info klicken. Grundsätzlich gilt: Jede Versionsnummer unter 6 ist veraltet und stellt ein Sicherheitsrisiko dar! In so einem Fall sollten Sie das Programm dringend updaten (= auf den neuesten Stand bringen)!
Sollten Sie allerdings noch mit Windows 95 arbeiten, dann ist die Version 5.50.4807.1700 die letzte für dieses Betriebssystem mögliche Version!

Aber auch dann, wenn Ihnen unter ? - Info der Sechser entgegenlacht, sind Sie noch nicht mit Sicherheit auf dem neuesten Stand - es gibt mehrere Versionsnummern:

6.00.2600.0000
Das ist "OE 6 pur" (auch "Gold-Release" genannt). Es fehlt das Service Pack SP1 (IE/OE SP1 bzw. bei Windows XP das XP SP1), das u.a. über Windows-Update erhältlich ist.

6.00.2800.1106
Das ist OE 6 mit dem SP 1. Es fehlt noch der so genannte kumulative Patch vom April 2003.

6.00.2800.1123
Schön für Sie: Das ist die aktuelle OE - Version mit XP SP 1!

6.00.2900.2180
Noch schöner: Denn das ist die Versionsnummer mit dem XP Service Pack 2.

6.00.2900.5512
Am schönsten: Auch XP Service Pack 3 ist bereits installiert.

 


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Updates von Outlook Express und Internet Explorer

Sie sollten danach trachten, immer die neueste Version des Programmes auf Ihrem Rechner installiert zu haben (siehe Versionen)! Diese wird über das Internet (gratis!) zum Download angeboten. Lesen Sie dazu mehr im Windows-Tipp Aktualisieren von Windows!

Wenn Ihre Internet-Explorer und Outlook-Express - Version kleiner als 6.0 ist, dann müssten Sie zunächst auf die Version 6.0 aufrüsten. Diese Ur-Version mit der Nummer 6.00.2600.0000 ist jedoch gar nicht mehr erhältlich, sondern nur mehr inklusive dem Service Pack SP 1; nach der Installation lautet die Versionsnummer dann 6.00.2800.1106. Sie finden den Download auf dieser Seite.
(Klicken Sie dort in dem dunkelblauen Balken auf den weißen Schalter Download.)
Sie sollten allerdings mit einer sehr großen Datei rechnen - so zwischen 11 und 75 (!) MB (je nachdem, wie alt Ihre aktuelle Version schon ist)! Ohne ADSL-Verbindung ist das ungeheuer zeitaufwändig, teuer - und riskant, denn Sie wissen ja: Der Download kann bei widrigen Umständen auch jederzeit abbrechen!
Wir empfehlen Ihnen daher, den IE 6.0 gegen einen kleinen Unkostenbeitrag bei uns abzuholen: Wir brennen Ihnen das Programm auf eine CD oder kopieren es auf Ihren USB-Stick! Natürlich senden wir Ihnen die CD auf Wunsch auch gerne zu - rufen Sie an oder schicken Sie ein Mail!

Wenn Ihre Internet-Explorer und Outlook-Express - Version bereits 6.0 inklusive SP 1 ist, dann sollten Sie die Versionsnummer 6.00.2800.1106 vorfinden.

Die aktuellste Version erhalten Sie nach der Installation des Service Pack 2 von Windows: 6.00.2900.2180.



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Praktische Tastaturbefehle (Hotkeys) in Outlook Express

Strg + p Markierte Nachricht drucken (Printer = Drucker)
Strg + m Mails senden und empfangen
Strg + n Neue Mail (Nachricht) schreiben
Strg + o Markierte E-Mail öffnen (open)
Strg + r Markierte Mail beantworten (response, retour)
Strg + f Markierte Mail weiterleiten (forward)
Strg + d Markierte Mail(s) löschen (delete)
Strg + i Zum Ordner Posteingang (in)
Strg + Shift + b

Adressbuch öffnen (book)



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Legen Sie thematische Ordner an

Zum Speichern Ihrer Post dient der Ordner Posteingang. Dort tummeln sich nun bald unzählige Mails von den verschiedensten Absendern und zu den unterschiedlichsten Themenbereichen - das wird bald sehr verwirrend und es wird immer schwieriger, ein ganz bestimmtes Mail wieder aufzufinden. Naheliegend: Regelmäßiges Durchforsten und Löschen. Aber wenn dann nach einiger Zeit doch nach einem ganz bestimmten Mail gesucht wird, ärgert man sich vielleicht über dieses voreilige Löschen.

Besser ist es, die ankommenden Mails gleich in eigens angelegte, personen-, firmen- oder themenbezogene Ordner zu verschieben, wo sie dann im Bedarfsfall wesentlich leichter gefunden werden:
Klicken Sie im linken Fensterbereich den Ordner Posteingang mit der rechten Maustaste an und dann im Kontextmenü auf Neuer Ordner... Im Fenster Ordnername blinkt ganz oben im weißen Eingabefeld schon der Schreibcursor - dort geben Sie einen Ordnernamen Ihrer Wahl ein, beispielsweise eine Person, eine Firma oder einen themenbezogenen Namen. Wenn Sie auf OK geklickt haben, enthält der Ordner Posteingang nun seinen ersten Unterordner, dem Sie auf die gleiche Weise beliebig viele weitere folgen lassen können.
In jedem dieser neuen Ordner können Sie natürlich wiederum weitere Unterordner erstellen, wie die folgende Abbildung zeigt (Ordner "privat"):

Im Ordner 'Posteingang' weitere Ordner und Unterordner anlegen

Wenn Sie auf das Plus vor dem Ordner Posteingang klicken, werden alle Unterordner angezeigt; klicken Sie auf das Minus, dann werden die Unterordner wieder ausgeblendet.
Die hereinkommenden Mails können Sie ab nun aus dem rechten Fensterbereich durch Ziehen mit gedrückter linker Maustaste in den linken Fensterbereich in einen Unterordner Ihrer Wahl verschieben. Wesentlich bequemer wird es jedoch, wenn Sie nun auch noch eine Nachrichtenregel erstellen, die dafür sorgt, dass die Mails von einem bestimmten Absender künftig automatisch in den dafür vorgesehenen Ordner verschoben werden.

Nun ist der Posteingang viel ordentlicher und Sie finden bestimmte Mails viel schneller wieder!
Auf die gleiche Weise könnten Sie natürlich auch im Ordner Gesendete Objekte Ihre persönlichen Unterordner anlegen.

Aber natürlich können Sie auch neue Hauptordner anlegen; Ausgangspunkt für den ersten rechten Mausklick ist dann Lokale Ordner (Abbildung unten links).,
In der rechten Abbildung sehen Sie ganz unten vier solch selbst erstellter Hauptordner ("Bestellungen" bis "Sportverein"). In diese könnten Sie beispielsweise alle eingegangenen und abgesendeten Mails, die thematisch zusammengehören, verschieben.

Neue Hauptordner anlegen    Angelegte neue Hauptordner

 


 

Outlook Express Symbolleisten anpassen

In allen Fenstern von Outlook Express können Sie die Symbolleisten an Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen: Klicken Sie mit der rechten Maustaste irgendwo in die Symbolleiste und in dem kleinen Kontextmenü dann auf Anpassen...
Verschieben Sie zunächst das Fenster Symbolleiste anpassen so weit nach unten, dass Sie im Hintergrund die Symbolleiste des Programmes sehen können (So verschieben Sie ein Fenster).

In dem Fenster Symbolleiste anpassen, das sich nun öffnet, sehen Sie im linken Bereich alle noch verfügbaren Symbole, und im rechten Teil jene Symbole, die bereits angezeigt werden. Sie können nun links ein Symbol durch einen einfachen Klick markieren und es dann mit dem Schalter in der Mitte zu Ihrer Symbolleiste Hinzufügen ->. Umgekehrt können sie rechts Symbole, die Sie ohnehin nie benötigen, -> Entfernen.

Aber es kommt noch besser: Die zur Zeit vorhandenen Symbole (= Aktuelle Schaltflächen:) können Sie im rechten Fenster markieren und dann mit den beiden Schaltern Nach oben und Nach unten verschieben: Klicken Sie auf Nach oben, dann wird das markierte Symbol in der Symbolleiste nach links verschoben - und umgekehrt. Sie können diesen Vorgang im Fenster im Hintergrund mitverfolgen, wenn Sie der Empfehlung im zweiten Absatz gefolgt sind!

Ganz unten in diesem Fenster können Sie auch noch einstellen, ob die Symbole groß oder klein dargestellt werden sollen und ob sie auch eine Textbezeichnung enthalten sollen oder nicht: Klicken Sie rechts auf die kleinen Pfeile nach unten, um die entsprechenden Listenfelder einzusehen - und experimentieren Sie so lange, bis Sie zufrieden sind!

 


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Outlook Express Spalten anpassen

Unter Ansicht - Spalten... können Sie selbst bestimmen, welche Informationen (z. B. Betreff, Größe, Absender...) über die Mails im Hauptfenster von Outlook Express angezeigt oder ausgeblendet werden sollen. Mit den Schaltern Nach oben und Nach unten können Sie darüber hinaus die Position der einzelnen Spalten (weiter links oder weiter rechts) selbst festlegen.

Auch die Breite der einzelnen Spalten können Sie auf einfache Weise verändern, indem Sie mit der Maus zwischen die Spaltenüberschriften fahren. Sobald sich der Mauszeiger in einen Doppelpfeil verwandelt, können Sie mit gedrückter linker Maustaste die Spalten breiter oder schmäler machen.


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Adressen in Outlook Express verwalten

Lästig, lästig - dieses ewige Eintippen der E-Mail-Adressen im Ordner Neue Nachricht, und den geringsten Fehler darf man sich auch nicht erlauben!
Arbeiten Sie daher mit dem Adressbuch, in das Sie alle Ihre E-Mail-Partner eintragen, mit denen Sie des Öfteren Kontakt aufnehmen:

Klicken Sie im Outlook Express - Hauptfenster auf das Symbol Adressen. (Das Symbol ist nicht vorhanden? Lesen Sie hier weiter!) Oder klicken Sie im Menü Extras auf Adressbuch... Nun klicken Sie auf das Symbol Neu und dann auf Neuer Kontakt... Nun geben Sie bei Vorname den Schreibnamen und bei Nachname den Vornamen ein (klingt zunächst blöd, ist aber sinnvoll). Nun geben Sie in das Feld E-Mail-Adressen: die Adresse korrekt ein (Kleinschreibung - keine Leerzeichen!) und klicken dann daneben auf den Schalter Hinzufügen, zuletzt ganz unten auf OK.

Nun haben Sie zwei Möglichkeiten, auf die im Adressbuch gespeicherten Adressen schnell zurückzugreifen:
Möglichkeit 1:
Sie klicken im Hauptfenster auf Neue E-Mail und dann im Fenster Neue Nachricht auf das Symbol Empfänger (blöderweise heißt es hier nicht mehr Adressen oder Adressbuch! Sollte das Symbol nicht vorhanden sein, dann müssen Sie es sich aus der Vorratskiste holen: Lesen Sie den Tipp dazu auf dieser Seite!).
Klicken Sie dann im linken Teil des Fensters auf den gewünschten Namen und dann in der Mitte auf das Feld An: ->; Sie können hier auch eine beliebige Zahl weiterer E-Mail-Empfänger hinzufügen. (Haben Sie einen Empfänger irrtümlich gewählt, dann klicken Sie ihn im rechten Bereich des Fensters mit der rechten Maustaste an und klicken dann auf Entfernen.) Zuletzt bestätigen Sie ganz unten mit OK. Der oder die Empfänger stehen nun im Neue Nachricht-Fenster schon im Eingabefeld An: (Keine Angst: Das Programm "kennt" die korrekte E-Mail-Adresse!)
Möglichkeit 2:
Öffnen Sie das Menü Ansicht und klicken Sie dann auf Layout... Aktivieren Sie jetzt das Kästchen vor Kontakte. Nun werden Ihnen im linken unteren Bereich des Hauptfensters ständig die im Adressbuch eingetragenen Kontakte angezeigt. Ein Doppelklick auf einen der Namen öffnet sofort das Fenster Neue Nachricht, der Mail-Empfänger ist bereits eingetragen.

Und warum bei der Eingabe Vorname und Nachname vertauschen (siehe oben)? Weil die Adressen jetzt nach dem Nachnamen alphabetisch geordnet und daher leichter auffindbar sind!

Wollen Sie die E-Mail-Adresse eines Absenders, der Ihnen ein Mail geschickt hat, auf einfachste Weise in Ihr Adressbuch übernehmen, dann leistet Ihnen diese Kontakte-Leiste (siehe Möglichkeit 2) ebenfalls gute Dienste:
Klicken Sie das Mail im rechten oberen Fenster mit der linken Maustaste an und ziehen sie es mit gedrückter Taste nach links unten in die Kontakte-Leiste; dort lassen Sie es einfach irgendwo "fallen" - es reiht sich selbständig alphabetisch ein! (Selbstverständlich bleibt es auch im Posteingangs-Ordner erhalten!)

 


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Wo werden die Outlook Express - Dateien gespeichert?

Gehen Sie im Menü Extras - Optionen auf die Registerkarte Wartung und klicken Sie dann auf den Schalter Speicherordner...
Sie sehen nun den Pfad, in dem die Dateien gespeichert werden und können sich im Explorer diese Dateien ansehen. In den meisten Fällen wird der Pfad ziemlich lang sein, so dass Sie ihn nicht vollständig lesen können; - klicken Sie in das Feld, in dem der Pfad angezeigt wird, und bewegen Sie sich dann mit den Cursor- (Pfeil-) Tasten auf Ihrer Tastatur nach rechts bzw. links.

Gewöhnlich befinden sich (unter Windows XP) diese Dateien im folgenden (ellenlangen!) Pfad:

C:\Dokumente und Einstellungen\user\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Identities\{53B8759B-870E-48A0-A3CC-6907A7B6827F}\Microsoft\Outlook Express

"user" ist jener Benutzername, mit dem Sie bei Windows angemeldet sind! Wenn am betreffenden Computer also mehrere Benutzer eingerichtet sind, dann finden diese ihre OE-Dateien in den für sie angelegten Unterordnern von C:\Dokumente und Einstellungen!

Sollten Sie die Dateien nicht finden, dann klicken Sie auf Start > Suchen > Dateien und Ordnern und geben Sie in die erste Zeile Posteingang.dbx ein. Im gefundenen Ordner befinden sich auch alle anderen Dateien von Outlook Express.

Wenn Sie im Fenster Speicherort auf Ändern... klicken, können Sie in einem weiteren Fenster namens Ordner suchen einen anderen Ordner als Speicherordner bestimmen; diesen Ordner müssen Sie allerdings vorher mit Hilfe des Internet-Explorers bereits erstellt haben. Wie das geht, lesen Sie hier.
Änderungen des Speicherortes für die Outlook Express - Dateien werden allerdings erst nach einem Neustart des Computers wirksam.

Das Adressbuch ist allerdings an einem anderen Ort gespeichert (nächster Tipp) und kann nach unserem Wissensstand auch nicht in einen anderen Ordner verschoben werden, da es dann nicht mehr gefunden wird.

 


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Sichern Sie Ihre Outlook Express - Dateien!

Durch Viren oder einen Festplatten-Crash könnte es notwendig werden, dass das gesamte System einmal neu aufgesetzt werden muss.
Der Verlust Ihres E-Mail - Verkehrs ist schon schlimm genug, aber Sie verlieren außerdem auch noch alle Ihre E-Mail-Adressen, die Sie in vielleicht jahrelanger Arbeit gesammelt haben!
Beugen Sie dem durch regelmäßige Sicherungen vor! Sie benötigen dazu allerdings entweder ein CD-Brenner-Laufwerk (CD-Writer), einen Memory-Stick oder eine zweite Festplatte.

Im vorhergehenden Tipp können Sie nachlesen, wie Sie den Speicherort der Outlook-Dateien aufstöbern können. Brennen Sie den ganzen Ordner Outlook Express auf eine CD oder kopieren Sie ihn auf einen USB-Stick oder eine andere Festplatte bzw. Partition.

Damit haben Sie den Mail-Verkehr gesichert, - jedoch nicht die Adressen des Adressbuches. Diese müssen Sie nun gesondert aufstöbern und sichern - dazu dürfte in den meisten Fällen auch eine Diskette genügen, es sei denn, das Adressbuch enthält viele tausende Adressen.
Sie erkennen die Datei, in der die Adressen gespeichert sind, an der Endung *.wab, an Stelle des Sternchens steht der Name des jeweiligen Benutzers bzw. des Computers. Kopieren Sie auch alle *.wab - Dateien auf einen anderen Datenträger!

Win98:
Sie finden die Datei entweder unter
C:\Windows\Anwendungsdaten\Microsoft\Adress Book\*.wab oder unter
C:\Windows\Profiles\Benutzer\Anwendungsdaten\Microsoft\Adress Book\*.wab.

WinXP:
Hier werden die Adressbücher unter
C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzer\Anwendungsdaten\Microsoft\Address Book\*.wab
gespeichert.

In beiden Betriebssystemen dürfen Sie in diesen Pfaden nicht nach dem Wort "Benutzer" suchen, sondern nach dem Namen der/des eingerichteten Benutzer(s)!
Damit Sie ganz sicher gehen können, die richtige *.wab-Datei zu sichern, klicken Sie die gefundene Datei zunächst mit der rechten Maustaste an und klicken dann auf Öffnen. Im Fenster Adressbuch, welches sich nun öffnet, klicken Sie links auf Kontakte von Hauptidentität, dann sollten Sie im rechten Fenster alle Ihre gespeicherten Adressen sehen - diese Datei sichern Sie nun!

Eine wesentlich elegantere Lösung ist die Sicherung sämtlicher Outlook-Express - Daten mit Hilfe eines speziell dafür entwickelten Programmes, zum Beispiel OEBackup, das Sie auf unserer Download-Seite finden.

 


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Sichern Sie wichtige Mails separat!

Einige Mails werden für Sie von größter Wichtigkeit sein, etwa die Regsitrierungsdaten eines per Internet gekauften Programmes, die ihnen per Mail zugesandt wurden.
Speichern Sie solche Mails extra, indem Sie das Mail im Posteingangs-Ordner durch Mausklick markieren und dann auf Datei - Speichern unter... klicken. Als Dateiname wird der Betreff des Mails vorgeschlagen - Sie können ihn natürlich auch ändern, wenn Sie wollen.
Ganz unten im Speichern unter-Fenster sehen Sie den Dateityp, die Voreinstellung ist E-Mail (*.eml). Wenn Sie eine solche gespeicherte Datei später im Explorer oder Arbeitsplatz doppelt anklicken, wird automatisch Outlook Express geöffnet und das Mail angezeigt.
Vorsicht: Sie könnten das Mail auch als reine Text-Datei (*.txt) oder als Internetseite (*.html) speichern, aber in beiden Fällen werden eventuell vorhandene Beilagen (=attachments) nicht mitgespeichert!

Die Größe solcher einzeln gespeicherter Mails ist - sofern es sich nur um Text handelt - so gering, dass man sie auch leicht noch zusätzlich auf eine Diskette sichern kann. Das ist für Sie besonders dann von Bedeutung, wenn Sie weder über eine zweite Festplatte noch über ein Brennerlaufwerk verfügen!

Tja - und dann können Sie wichtige Mails natürlich auch noch ausdrucken und an einem sicheren Ort ganz konventionell aufbewahren - dann kann Ihnen gar nichts mehr passieren... (Mail markieren, dann Datei - Drucken... oder gleich das Druckersymbol in der Symbolleiste anklicken!)

 


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Mails löschen

Jeder behält nur solche Briefe, von denen er glaubt oder weiß, dass er sie wieder einmal brauchen wird - der Rest landet im Papierkorb.
Genau so verhält es sich mit der elektronischen Post: Wenn die Liste in den Ordnern Posteingang und Gesendete Objekte mit der Zeit zu lang (und damit zu unübersichtlich) wird, dann geht's ans große Löschen. Sie markieren jene Mails, die Sie nicht mehr brauchen und klicken in der Symbolleiste auf Löschen bzw. auf der Tastatur auf Entf. (Effizientes Markieren siehe bei den Windows-Explorer-Tipps!) Damit sind die Mails aber noch nicht endgültig gelöscht, sondern sie verbleiben weiterhin im Ordner Gelöschte Objekte - ein Sicherheitsnetz gegen irrtümliches Löschen, ähnlich dem Windows-Papierkorb.

Natürlich wird auch der Ordner Gelöschte Objekte immer umfangreicher und dadurch unübersichtlicher. Sie haben zwei Möglichkeiten, auch hier "aufzuräumen":
A:
Sie durchstöbern den Ordner Datei für Datei (wie zuvor bei Posteingang und Gesendete Objekte) und markieren jene Dateien, die Sie endgültig eliminieren wollen. Die Sicherheitsabfrage quittieren Sie mit Ja. Nun sind die elektronischen Brieflein endgültig im Daten-Nirwana!
Finden Sie im Ordner Gelöschte Objekte Dateien, die Sie weiterhin behalten wollen, dann klicken Sie sie mit der rechten Maustaste an und gehen dann auf In Ordner verschieben... Klicken Sie dann im Verschieben-Fenster auf das Plus (+) vor Lokale Ordner und dann auf jenen Ordner, aus dem Sie die betreffende Datei ursprünglich gelöscht hatten.
B:
Unter Extras - Optionen - Wartung können Sie ganz oben die Auswahlmöglichkeit Ordner "Gelöschte Objekte" beim Beenden leeren durch einfaches Anklicken aktivieren bzw. wieder deaktivieren.
Wenn dieses Kästchen aktiviert ist, kommt es erst gar nicht dazu, dass der Ordner Gelöschte Objekte viele Dateien enthält, da er bei jedem Schließen des Outlook Express (ohne Rückfrage!) geleert wird.
Seien Sie also vorsichtig, wenn Sie diese Option aktiviert haben und löschen Sie Mails nur dann, wenn Sie sich ganz sicher sind - das Sicherheitsnetz ist nun ja nicht mehr vorhanden!

Achtung: Die endgültig gelöschten Mails bekommen Sie zwar nie mehr zu Gesicht, sie werden aus unverständlichen Gründen jedoch weiterhin auf der Festplatte gespeichert und verbrauchen dort sinnlos Platz (sie werden inklusive aller attachments gespeichert)!
Was Sie dagegen tun können, lesen Sie im Beitrag Ordner komprimieren.



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Ordner des Outlook Express komprimieren

Interessanterweise werden die Dateien, in denen unser gesamter Mail-Verkehr auf der Festplatte gespeichert wird, auch nach dem endgültigen Löschen nicht kleiner - obwohl wir die gelöschten Objekte nie mehr zu Gesicht bekommen! (Näheres über den Speicherort erfahren Sie hier.)
Wenn Sie also beispielsweise den Ordner Gelöschte Objekte leeren, dann zeigt er zwar keine Nachrichten mehr an, aber die Datei Gelöschte Objekte.dbx auf der Festplatte wird um keinen Deut kleiner!

Erst nachdem die Ordner komprimiert wurden, werden Sie von den mittlerweile gelöschten Mails "befreit" und specken dementsprechend ab. Unter dem Menüpunkt Extras - Optionen, Registerkarte Wartung, ist die Option Nachrichten im Hintergrund komprimieren standardmäßig aktiviert. Diese Komprimierung soll jedoch nicht sehr zuverlässig sein und sollte daher deaktiviert werden (Häkchen durch Klick wegnehmen).
Nun allerdings müssen Sie selbst in kürzeren oder längeren Abständen (hängt vom Umfang Ihres Mail-Verkehrs ab!) aktiv werden und die Ordner komprimieren:
Datei - Ordner - Alle Ordner komprimieren.

 


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Outlook Express Grundeinstellungen zum Senden und Empfangen von Mails

Wenn Sie Outlook Express öffnen, geht sofort das Fenster zum Verbinden mit Ihrem Internet-Provider auf; das können Sie ändern: Extras - Optionen... - Registerkarte Allgemein im Bereich Nachrichten senden/empfangen die Option Beim Start von Outlook Express Nachrichten senden und empfangen deaktivieren.

Ähnlich verhält es sich beim Senden: Wenn Sie ein neues Mail geschrieben haben und das Fenster Neue Nachricht mit einem Klick auf das Symbol Senden schließen, will das Programm sich wieder sofort mit dem Internet verbinden. Auch das können Sie ändern: Extras - Optionen... - Registerkarte Senden. Dort die Option Nachrichten sofort senden deaktivieren.
Wenn Sie in Zukunft auf Senden klicken, werden Sie darauf aufmerksam gemacht, dass Ihre Nachricht im Ordner Postausgang abgelegt wurde. Sie können durch einen Klick in das entsprechende Kästchen dafür sorgen, dass diese Meldung künftig nicht mehr angezeigt wird, denn Sie sehen im Hauptfenster des Outlook Express ohnehin, dass der Ordner Postausgang nun Dateien enthält.

Der Vorteil dieser Einstellung ist, dass Sie diese Mails und vor allem das Funktionieren eventuell enthaltener Links in aller Ruhe überprüfen können. Sollten Sie dabei auf einen Fehler treffen, dann setzen Sie im Ordner Postausgang auf das betreffende Mail einen Doppelklick, - und Sie können dieses Mail nun ergänzen oder korrigieren. Klicken Sie links oben neuerlich auf Senden, wenn Sie fertig sind.
Doch halt! Eine andere Einstellung könnte dieses Vorhaben durchkreuzen:
Wenn Ihr Postkasten in regelmäßigen Zeitabständen auf neue Mails untersucht wird, dann werden dabei nicht nur vorhandene Mails herunter geladen, sondern alle Mails im Postausgang auch gesendet! Es kann also gut sein, dass, während Sie noch an der Korrektur arbeiten, die erste Fassung (aus dem Ordner Postausgang) bereits auf die Reise geschickt wurde!
Sie müssen, um ganz sicher zu gehen, also das automatisierte Abrufen der Mails zuvor deaktivieren.
Näheres dazu im Tipp Abruf-Intervalle einstellen.

Und sollten Sie wirklich einmal vergessen, ein oder mehrere Mails, die noch im Ordner Postausgang liegen, abzuschicken, dann macht das auch nichts: Wenn Sie Outlook Express schließen, werden Sie umgehend auf diese Tatsache aufmerksam gemacht!

 


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Sperren Sie Mega-Mails

Manche Zeitgenossen finden es lustig, irgendwelche Scherzprogramme oder Bilder zu versenden, deren Download ob ihrer Größe endlos lange dauert - und entsprechend viel Geld (und Zeit!) kostet. Handelt es sich bei den attachments dann auch noch um ausführbare Dateien (*.exe) besteht zudem noch höchste Virengefahr (siehe den Insider-Artikel 1)! Sie können sich vor solchen Mega-Mails jedoch abschotten:

Gehen Sie ins Menü Extras - Nachrichtenregeln - E-Mail... Unter Punkt 1 wählen Sie nun die Bedingung Nachricht ist größer als "..." (mit der Bildlaufleiste suchen!), sodann unter Punkt 2 Vom Server löschen (Bildlauf!). Zuletzt klicken Sie unter Punkt 3 auf "..." und geben nun in dem kleinen Fenster Größe festlegen eine Obergrenze ein, bis zu der Sie ein Mail noch akzeptieren wollen. Achten Sie auf die Maßeinheit KB! Wollen Sie z. B. alles sperren, was größer als 1 Megabyte (1 MB) ist, dann müssen Sie hier 1000 eingeben (1000 kB = 1 MB). Nun heißt's noch dreimal auf OK zu klicken - und die neue Regel ist gespeichert.

Achtung: Sie bekommen ab nun Mails, die größer als der eingegebene Wert (also beispielsweise 1000 kB) ist, überhaupt nicht mehr zu Gesicht, da diese ja gleich am Server, wo sie auf ihre Abholung warten, gelöscht werden! Sie sollten allen Ihren Mail-Partnern also mitteilen, dass man Sie vorher anrufen möge, wenn es unbedingt nötig ist, Ihnen ein solches Mega-Mail zu schicken.
Wollen Sie dieses Mail dann annehmen, ändern Sie vorübergehend die Größenbegrenzung nach oben hin ab: Extras - Nachrichtenregeln - E-Mail... Dann markieren Sie die betreffende Nachrichtenregel und klicken dann rechts auf Ändern... Nun können Sie unter Punkt 3 die von Ihnen definierte Größe anklicken und beliebig verändern.

Im Fenster Nachrichtenregeln können Sie bereits definierte Regeln natürlich jederzeit auch wieder löschen, indem Sie die Regel markieren und dann auf Entfernen klicken!

Eine weitere - vielleicht noch elegantere - Möglichkeit, Mega-Mails abzuwehren, bietet das Freeware - Programm Pop3-Manager von Tools&More. Mit diesem Programm können Sie Ihre Mails überprüfen, noch ehe Sie diese auf Ihren PC herunterladen und gegebenenfalls aussortieren. Sie finden dieses Programm bei unseren Download-Empfehlungen.

 


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Hängen Sie eine "Visitenkarte" an jedes Ihrer Mails

Recht praktisch: Am Ende jedes Mails, das Sie versenden, stehen automatisch Ihre persönlichen Daten, wie diese auch auf einer Visitenkarte vorzufinden sind. Gehen Sie wie folgt vor:

Menü Extras - Optionen..., Registerkarte Signaturen. Klicken Sie auf den Schalter Neu, im Feld Signaturen steht jetzt Signatur #1.
Klicken Sie jetzt in das darunter liegende (noch leere) Eingabefeld Signatur bearbeiten und beginnen Sie mit der Eingabe Ihrer Daten, etwa nach dem Schema

Vorname Name
Adresse
PLZ Ort

Telefonnummer(n)
E-Mail-Adresse
(Homepage)

Sie können wie gewöhnt neue Zeilen beginnen (RETURN) oder Leerzeilen einfügen (RETURN), Sie können Ihre Visitenkarte aber nicht formatieren!
ACHTUNG: Wenn Sie fertig sind, müssen Sie nun noch ganz oben in der Registerkarte die Option Allen ausgehenden Nachrichten Signaturen hinzufügen aktivieren! Ob Sie auch die darunter liegende Option wählen, müssen Sie selbst entscheiden, im Normalfall aktiviert man auch diese Option, da man annehmen kann, dass der Mail-Partner, dem wir antworten, über unsere Adresse usw. informiert ist.
Jetzt erst klicken Sie ganz unten auf OK.

Wenn Sie in Zukunft daran gehen, ein neues Mail zu schreiben, sehen Sie schon Ihre "Visitenkarte". Klicken Sie zur Texteingabe oberhalb dieser Signatur, sodass dort der Schreibcursor blinkt und verschaffen Sie sich vielleicht gleich mit ein bis zwei Leerzeilen (RETURN) ein wenig "Luft". Beginnen Sie mit der Eingabe der Nachricht dann wieder ganz oben (Pfeil nach oben - Taste oder Klick)!

 


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Sichtbare und unsichtbare Mail-Kopien: BC und BCC

Wenn Sie ein und das selbe Mail an mehrere Empfänger schicken wollen, dann gibt es dafür prinzipiell drei verschiedene Möglichkeiten:

1. Alle Empfänger sind Hauptempfänger

Tragen Sie im Fenster Neue Nachricht einfach alle Adressen in der ersten Zeile An: ein. Die einzelnen Empfänger müssen durch Strichpunkte voneinander getrennt werden.
Wenn Sie die Empfänger aus dem Adressbuch holen, dann markieren Sie diese der Reihe nach im Fenster Empfänger auswählen im linken Fensterbereich und klicken dann in der Mitte auf An: ->. Sie können auch mehrere Empfänger zugleich markieren, dazu müssen Sie beim Markieren nur die Strg-Taste gedrückt halten.
Nach dem Klick auf OK stehen alle Hauptempfänger - fein säuberlich durch Strichpunkte (= Semikola) getrennt - in der An: - Zeile!
Lesen Sie dazu aber bitte auch die Anmerkungen im umrahmten Kasten unter Punkt 3!

2. Hauptempfänger und sichtbare Zweitempfänger

Den (oder die) Hauptempfänger tragen Sie auf die oben beschriebene Weise im Feld An: ein.
Den (oder die) Zweitempfänger tragen Sie nun in der darunter liegenden Zeile Cc: ein. Dieses Cc bedeutet carbon copy, also eine Kopie auf Kohle- oder Durchschlagpapier (ja, ja - das gute alte Büro!).
Arbeiten Sie mit dem Adressbuch, dann klicken Sie für Zweitempfänger nicht auf An: ->, sondern dementsprechend auf Cc: ->.
Wenn der Hauptempfänger das Mail erhält, sieht er, welche Zweitempfänger das selbe Mail erhalten haben (und erspart sich dadurch eine eventuelle Weiterleitung).

3. Hauptempfänger und unsichtbare Zweitempfänger

Sie haben jedoch auch die Möglichkeit, Kopien eines Mails zu verschicken, ohne dass der Hauptempfänger dies bemerkt!
Klicken Sie im Fenster Neue Nachricht auf das Menü Ansicht und dann auf Alle Kopfzeilen. Nun kommt zu den beiden Adressdatenfeldern An: und Cc: eine dritte Zeile namens Bcc: hinzu. Dies ist die Abkürzung für blind carbon copy, also "unsichtbarer Durchschlag". Hier tragen Sie den oder die Zweitempfänger ein, die das Mail ebenfalls erhalten, ohne dass der Hauptempfänger und alle weiteren Nebenempfänger etwas davon bemerken.

Diese Art des Versendens sollten Sie aus Gründen der Höflichkeit besonders dann verwenden, wenn Sie glauben oder wissen, dass unter den Empfängern Leute sind, die sich gegenseitig gar nicht kennen und die es nicht schätzen, dass ihre Mailadresse auf diese Weise öffentlich gemacht wird. Gerade in Zeiten von unerwünschten Werbe-Mails (= Spam) und ausufernder Virengefahr gehen heute schon viele Menschen mit der Weitergabe ihrer E-Mail-Adresse sehr sorgfältig um - und sie tun gut daran!

In solchen Fällen empfiehlt es sich, dass Sie als Hauptadressaten (An:) Ihre eigene E-Mail-Adresse eintragen, - und allen anderen Empfängern eine blind carbon copy (Bcc:) senden!
Diese Möglichkeit steht Ihnen natürlich auch im Adressbuch zur Verfügung: Nach Auswahl der "blinden" Empfänger im linken Bereich des Fensters klicken Sie in der Mitte auf Bcc: ->.

 

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Virengefahr in Beilagen (attachments) von E-Mails!

Über 90 % aller Viren (so genannte "Würmer") werden als Beilagen (= attachments) von E-Mails in Umlauf gebracht und richten alljährlich immense Schäden an.
Seien Sie also prinzipiell misstrauisch und behandeln Sie solche Beilagen mit größter Vorsicht.

(Da das Thema "Viren" zu komplex ist, um es hier in wenigen Sätzen abhandeln zu können, haben wir einen ausführlichen Insider-Artikel über Viren verfasst, in dem Sie sich umfassend informieren können.)

  • Trauen Sie prinzipiell keinem Absender - auch nicht Ihrem besten Freund, denn die Absender-Adresse könnte gefälscht sein!
  • So gut wie alle Würmer verschicken sich selbst an alle im Adressbuch des Mailprogrammes vorgefundenen Adressen.
  • Als Absender verwenden sie dabei entweder die E-Mail-Adresse des befallenen Computers oder eine der Adressen im Adressbuch oder oftmals eine willkürlich ausgesuchte Kombination der Adressteile vor und nach dem "@".

  • Informieren Sie sich näher im erwähnten Insider-Artikel und lesen Sie dort zumindest den Abschnitt "Wie kann ich mich vor Viren schützen"!

Eine wichtige Vorsichtsmaßnahme besteht darin, alle Datei-Endungen (= Dateinamenserweiterungen) sichtbar zu machen, damit Sie jederzeit wissen, mit welcher Art von Datei Sie es zu tun haben, - denn besonders Beilagen mit den Endungen

EXE, COM, BAT, SCR, PIF, VBS und ZIP

sind besonders gefährliche Dateien. (In unseren Windows-Tipps finden Sie die wichtigsten Datei-Namenserweiterungen.)
Dummerweise zeigt Windows in seiner normalen Konfiguration die meisten dieser Endungen nicht an!
Sie könnten also einen Mail-Anhang mit dem unverfänglich erscheinenden Namen FOTO.JPG erhalten, also auf den ersten Blick eine harmlose Grafik-Datei, die Sie bedenkenlos öffnen können. Aber in Wirklichkeit heißt die Datei FOTO.JPG.EXE, bloß wird die EXE-Erweiterung nicht angezeigt - und schon wird beim Öffnen des Mail-Anhanges der Virus installiert!
Lesen Sie in unseren Tipps zum Windows-Explorer, wie Sie das Betriebssystem dazu bringen können, alle Dateinamens-Erweiterungen anzuzeigen!

Seien Sie also prinzipiell vorsichtig, ehe Sie eine Mail-Beilage mit einer der oben angeführten Datei-Endung öffnen, auch wenn sie von einer vertrauenswürdig erscheinenden Person zu stammen scheint.

Sie sollten es sich auch zur Regel machen, Internet Explorer und Outlook Express, die ja engstens miteinander verwoben sind, regelmäßig upzudaten. Immer wieder werden entweder von Microsoft selbst oder von Hackern arge Sicherheitslücken in diesen Programmen entdeckt, die dann durch sogenannte Patches (= Reparatur-Flicken) behoben werden können.
Haben Sie Windows XP mit dem Service-Pack 2 installiert (so können Sie die installierte Version auslesen), dann erfolgen diese Updates automatisch (soferne die Grundeinstellungen nicht verändert wurden); bei älteren Betriebssystemen bleibt es Ihnen allerdings nicht erspart, selbst aktiv zu werden und bei Microsoft immer wieder nach der Existenz weiterer Patches nachzusehen! Diese Patches können dann gratis heruntergeladen werden und installieren sich selbst.
Sorgen Sie dafür, dass Sie unbedingt mit der Internet Explorer - Version 6.0 inklusive Service-Pack 2 (= SP2) arbeiten - schon allein dadurch sind Sie vor vielen Angriffen sicherer! (Näheres dazu unter Versionen und Updates auf dieser Seite.)

Eine weitere Sicherheitsmaßnahme besteht darin, die einkommenden Mails schon auf dem Provider zu kontrollieren - noch ehe man sie mit Outlook anfordert. Schon aus dem Absender und dem Betreff kann man in vielen Fällen die Entscheidung treffen, das Abholen bestimmter Mails auf den eigenen Computer von vorneherein zu verhindern. Mit den Outlook-Programmen ist das leider nicht möglich, aber bei Tools&More gibt es dafür ein hervorragendes Gratisprogramm, den POP3-Manager. Sie finden dieses Programm bei unseren Download-Empfehlungen.
Machen Sie es sich zur Gewohnheit, immer den POP3-Manager zu starten, ehe Sie Outlook Express starten! Sie können die auf ihrem Provider liegenden Mails in Ruhe studieren und aussortieren, und Sie holen sich danach nur jene Mails herunter, von denen Sie sicher sind, dass Sie auf Ihrem System keinen Schaden anrichten können. Auch den lästigen Spam (= Werbemails), der leider auch bei uns längst verheerende Ausmaße angenommen hat, können Sie auf diese Weise schon vorher aussortieren!

 


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Ausdrucken von E-Mails: Schriftgröße einstellen

Beim Ausdrucken von E-Mails ist die Schrift bisweilen viel zu groß - und dann wieder winzig. Sie finden im Outlook Express keine Möglichkeit, das einzustellen - und ärgern sich grün und blau. Nutzt nix! Es gibt tatsächlich keine derartige Möglichkeit!
In den neueren Versionen von Outlook Express können Sie unter Ansicht - Schriftgrad zwar einstellen, wie groß oder klein die Mails am Monitor angezeigt werden (und selbst das funktioniert meist nur bei den Leerzeilen!), aber auf die Größe der Schrift beim Ausdruck hat das leider keine Wirkung!
Denn nicht hier, sondern unter dem genau gleichen Menüpunkt Ansicht - Schriftgrad in einem anderen Programm, nämlich im Internet Explorer wird festgelegt, in welcher Schriftgröße Ihre Mails ausgedruckt werden!
Wie schon des Öfteren erwähnt, sind Outlook Express und Internet Explorer eineiige Zwillinge - und letzterer entscheidet kurioserweise, wie die Ausdrucke in ersterem aussehen!
Sie waren wahrscheinlich im Internet und haben sich dort auf irgendeiner Homepage über eine zu kleine (meistens) oder zu große (seltener) Schrift geärgert. Im Menü Ansicht - Schriftgrad hat man dort 5 Auswahlmöglichkeiten (die in den meisten Fällen ebenfalls nichts oder kaum etwas bewirken!).
Genau diese Einstellung, die Sie im Internet-Explorer irgendwann einmal getroffen haben, verursacht aber ebenso irgendwann einmal später die Größe der Schrift beim Ausdrucken von Mails im Outlook Express!
(Computer-Asterix würde dazu wohl sagen: "Die spinnen, die Microsoftler!" - WIR NATÜRLICH NICHT!)
Wechseln Sie daher in den Internet Explorer (Sie brauchen natürlich keine Verbindung mit dem Internet, sondern klicken auf Offline arbeiten) und klicken Sie dort im Menü Ansicht - Schriftgrad auf Mittel.
-
Künftighin sollten die ausgedruckten Mails wieder einigermaßen "normal" sein (hängt natürlich auch davon ab, in welcher Schriftgröße der Absender sie verschickt hat!).

Übrigens: Auch die Einstellungen für die Breite der Seitenränder wird im Internet-Explorer (Datei - Seite einrichten) vorgenommen (und wirkt sich beim Ausdruck von Mails im Outlook Express aus)!


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Werbemails (Spam) blockieren

Zugegeben: Das Gelbe vom Ei ist's ja nicht, - aber einen Versuch immerhin wert, wenn Ihre E-Mail-Adresse in die Datenbanken von Spammern (= Versender von Werbemails) geraten ist und Sie nun mit unerwünschter Werbung (Viagra & Co) regelrecht zugemüllt werden. (Übrigens: Früher oder später "erwischt" es fast Jeden...!)

Markieren Sie das betreffenden Mail, öffnen Sie dann das Menü Nachricht und klicken Sie nun auf Absender blockieren... [Abbildung]

Weitere Zusendungen desselben Absenders werden künftig nicht mehr angenommen; und wenn Sie die darauf folgende Frage mit Ja quittieren, werden in einem Aufwaschen das markierte Mail und alle eventuell vorhandenen weiteren "Botschaften" des betreffenden Absenders gelöscht.

Leider kann man auf diese Weise nicht mehrere Spam-Mails zugleich löschen, denn wenn man mehrere Mails markiert, ist der Menü-Eintrag Absender blockieren... aus unerforschlichen Gründen nicht verfügbar!

Diese Methode ist relativ zeitaufwändig, das ist schon klar, und zu allem Überdruss wechseln die Spam-Versender immer wieder ihre Absender-Adressen; aber der Schreiber dieser Zeilen kann auf die Erfahrung verweisen, dass sich bei Geduld und Konsequenz mit der Zeit doch ein gewisser Erfolg einstellt!

Haben Sie einen Absender irrtümlich auf Ihre "watchlist" gesetzt und wollen ihn aus dieser wieder streichen? - Auch kein Problem:
Klicken Sie im Menü Extras auf Nachrichtenregeln und dann auf Liste der blockierten Absender... [Abbildung].

Markieren Sie dann jene Absender, die Sie aus der Blockade wieder befreien wollen (Häkchen vor der Adresse) und klicken Sie auf Entfernen. Klicken Sie bei der Sicherheitsabfrage auf Ja und dann ganz unten auf OK. Das war's schon!
Aber Achtung: Mails von diesem Absender, die Sie zuvor gelöscht haben, bekommen Sie durch die Wieder-Freischaltung des betreffenden Absenders nicht zurück! Sie können nur nachschauen, ob Sie diese vielleicht noch im Ordner Gelöschte Objekte finden!

Aber da diese Art der Blockade von Spam a) zeitaufwendig und b) nicht sehr wirksam ist, empfehlen wir Ihnen den Einsatz des Programmes SPAMFighter, mit dem sich der meiste Dreck herausfiltern lässt. Sie finden das (kostenlose) Programm bei unseren Download-Empfehlungen.

 

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Sortieren Sie Ihre Mails nach verschiedenen Kriterien

Standardmäßig werden die Mails nach dem Absender alphabetisch gereiht. Das ist in den meisten Fällen wohl eher unzweckmäßig, - sinnvoller ist wohl eine Ordnung nach dem Eingangsdatum der Mails, so dass die neuesten Mails stets ganz oben anzutreffen sind.
Schauen Sie sich doch einmal im Menü Ansicht - Sortieren nach... um:

Sortieren nach bestimmten Kriterien

Hier sehen Sie, nach welchen Kriterien die Mails sortiert werden können, und für alle Sortiermöglichkeiten steht dann noch die Auswahl Aufsteigend oder Absteigend zur Verfügung. Mit der oben gezeigten Einstellung werden die Mails nach dem Eingangsdatum (Erhalten) sortiert, wobei die zuletzt erhaltenen Mails ganz oben stehen (Aufsteigend sortieren).

Aber es geht noch viel einfacher:
Im rechten oberen Fenster, in dem die Mails aufgelistet sind, finden sich die Spaltenköpfe (Von, Betreff, Erhalten usw.), welche Sie ja nach ihren Wünschen einstellen können (siehe Spalten anpassen):

Outlook: Sortieren in den Spaltenköpfen

Ein Mausklick in eine dieser Spaltenüberschriften, - und schon werden die Mails nach diesem Kriterium (absteigend) geordnet. Ein weiterer Klick dreht die Sortierreihenfolge um (aufsteigend)!
Sie können das beliebig oft wiederholen, in jedem beliebigen Spaltenkopf!

Aber Achtung:
Die getroffenen Einstellungen müssen in jedem Ordner (Posteingang, Postausgang, Gesendete Objekte, Gelöschte Objekte,...) getrennt vorgenommen werden, denn sie werden in jedem dieser Ordner separat gespeichert!

 

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Nachrichtenregeln:
Mails farbig markieren und / oder in bestimmte Ordner verschieben

Im Menü > Extras > Nachrichtenregeln > E-Mail... können Sie bestimmen, was mit bestimmten Mails geschehen soll.
So können Sie beispielsweise den eintreffenden Mails von bestimmten Absendern verschiedene Farben zuweisen oder sie gleich in passenden Ordnern speichern, um auf diese Weise mehr Ordnung und Übersichtlichkeit zu erzielen.
Wenn Sie einmal damit begonnen haben, erste Nachrichtenregeln festzulegen, werden Sie vielleicht auf den Geschmack kommen und dieses Werkzeug auf eigene Faust weiter erkunden, denn es bietet Ihnen zahlreiche weitere Möglichkeiten!



Markieren Sie im rechten Fenster des OE ein Mail des in Frage kommenden Absenders, indem Sie einmal darauf klicken; in unserem Beispiel haben wir ein Mail markiert, dessen Absender office@telewerkstatt.at war.
Klicken Sie nun im Menü > Nachricht auf > Regeln für Nachricht erstellen...
Ein Assistent führt Sie nun in drei Schritten rasch zum gewünschten Ergebnis:

Schritt 1: Die Regel wird auf Mails eines bestimmten Absenders angewandt (dieser - es könnten übrigens auch mehrere sein - wird erst unter Schritt 3 eingetragen):

Outlook Express Nachrichtenregeln


Schritt 2: Wählen Sie die gewünschte Aktion:

2 a: Alle Nachrichten von diesem Absender sollen in einen bestimmten Ordner verschoben werden. (Welcher Ordner dies sein soll, wird ebenfalls erst unter Schritt 3 festgelegt!):

Outlook Express Nachrichtenregeln

Was Sie dabei allerdings schon vorher erledigt haben müssen, ist die Einrichtung eines solchen Ordners, der wahlweise ein Haupt- oder Unterordner sein kann und den Sie natürlich taufen können, wie Sie wollen; es wäre allerdings sicher von Vorteil, den Ordner ebenso zu benennen wie den Absender jener Mails, die künftig in diesem Ordner gesammelt werden sollen.
Im Tipp Ordner anlegen auf dieser Seite können Sie nachlesen wie Sie dabei vorgehen.

2 b: Alle Nachrichten von diesem Absender sollen in einer bestimmten Farbe dargestellt werden.
(Welche Farbe dies sein soll, wird ebenfalls erst unter Schritt 3 festgelegt!)
Um zu dieser Auswahl zu gelangen, müssen Sie mit der Bildlaufleiste etwas nach unten wandern (s. roter Pfeil):

Outlook Express Nachrichtenregeln


Schritt 3: Nun werden durch einen Klick auf die blauen, unterstrichenen Links die erforderlichen Eingaben gemäß Schritt 1 und 2 vorgenommen:

Outlook Express Nachrichtenregeln

Wie Sie oben sehen, ist die gewünschte Absender-Adresse bereits eingetragen (orange umrandet), denn ein Mail eben dieses Absenders haben wir ja zu Beginn bereits markiert, ehe wir die Nachrichten-Regeln aufgerufen haben.
Sie können den gewünschten Absender hier allerdings noch ändern, und Sie können weitere Absender-Adressen hinzufügen, die ebenfalls in denselben Ordner verschoben bzw. mit der gleichen Farbe markiert werden sollen. Klicken Sie in diesen Fällen auf die blaue, unterstrichene (in der Abbildung orange umrandete) E-Mail-Adresse; das folgende Fenster öffnet sich:

Outlook Express Nachrichtenregeln

In der ersten Zeile können Sie weitere Adressen eintragen (gelb markiert) und diese dann mit einem Klick Hinzufügen (roter Pfeil); Sie können die gewünschten Adressen aber auch aus dem Adressbuch heraussuchen (blauer Pfeil) und ersparen sich dadurch die Eingabe per Hand. Alle Adressen, für die diese Regel gelten soll, werden im Bereich Personen: angezeigt (grün markiert). Klicken Sie abschließend auf OK, - das Fenster wird wieder geschlossen.

Nun biegen wir in die Zielgerade ein: Im Schritt 3 des Assistenten wählen wir noch den Ordner, in den die eintreffenden Mails künftig verschoben werden sollen bzw. die Farbe, in der die Mails der gewählten Absender erscheinen sollen. Klicken Sie auf "..." (roter Pfeil):

Outlook Express Nachrichtenregeln

Outlook Express Nachrichtenregeln

Und wählen Sie dann den Ordner bzw. die Farbe:

Outlook Express Nachrichtenregeln
Outlook Express Nachrichtenregeln

Mehrere Aktionen gleichzeitig auswählen:

Nur der Vollständigkeit halber:
Wie Sie unter Schritt 2 - Auswahl der Aktion - gesehen haben, sind die Auswahlkästchen quadratisch, das heißt, auch eine Mehrfachauswahl ist möglich, also beispielsweise eine Kombination beider Aktionen: E-Mails von einem bestimmten Absender sollen in einen bestimmten Ordner verschoben werden und dort in einer bestimmten Farbe dargestellt werden.
In diesem Fall werden bei Schritt 3 alle zuvor gewählten Aktionen angezeigt und Sie treffen die Auswahl Schritt für Schritt.:

Outlook Express Nachrichtenregeln


Schritt 4: Die Nachrichtenregel benennen

Der Assistent hat noch einen vierten Schritt, den Sie abschließend bearbeiten können, wenn Sie möchten. Die soeben erstellte Regel hat zur Zeit den Namen Neue Nachrichtenregel x. Sie können diese Zeile markieren und der Regel einen aussagekräftigen Namen Ihrer Wahl, beispielsweise "Mails Office rot" geben.
Das ist besonders dann sinnvoll, wenn Sie im Laufe der Zeit mehrere Regeln erstellen.

Zum Ändern oder Entfernen einer Regel klicken Sie im Menü > Extras auf > Nachrichtenregeln und dann auf > E-Mail... Alle bestehenden Regeln werden jetzt aufgelistet. Wenn Sie eine der Regeln anklicken, finden Sie unten eine kurze Beschreibung und Sie können die Regel Ändern..., sie Entfernen oder von hier aus auch neue Regeln erstellen.

 

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Lesebestätigungen für E-Mails

Sie können
a) für Ihre abgehenden Mails Lesebestätigungen anfordern,
b) die Ankunft angekommener Mails bestätigen, sofern der Absender dies gewünscht hat.

a) Anfordern
Wenn Sie eine generelle Bestätigung für alle Ihre abgehenden Mails wünschen (bitte nach der Anleitung weiterlesen!), dann gehen Sie folgendermaßen vor:
Menü > Extras > Optionen..., Registerkarte Bestätigungen, ganz oben "Lesebestätigung für alle gesendeten Nachrichten anfordern" durch Klick in den Text oder in das kleine Quadrat davor aktivieren (Häkchen im Quadrat). Ein weiterer Klick deaktiviert diese Option wieder. Mit Klick auf OK beenden (Einstellung bleibt gespeichert).

Wir raten Ihnen von dieser Einstellung jedoch eher ab, da Sie bald in den Verruf kommen könnten, ein Wichtigmacher zu sein, der wegen jedem 08/15-Mail eine Bestätigung anfordert...
Eine Inflation von angeforderten Bestätigungen führt bei den Empfängern schließlich dazu, dass diese solche Aufforderungen überhaupt nicht mehr ernst nehmen und schließlich gar nichts mehr bestätigen (siehe b)!

Sparen Sie sich diese Anforderung daher nur für solche Mails auf, die (für beide Teile) wirklich wichtig sind oder wenn Sie zum Beispiel einen Beweis benötigen, dass der Adressat das Mail erhalten hat.
Überlegen Sie: "Würde ich diesen Brief beim Postamt <Eingeschrieben> aufgeben?" Wenn ja, dann ist eine Lesebestätigung sicherlich angebracht. Und wenn Sie im Normalfall keine Lesebestätigungen anfordern, dann werden Ihre Mailpartner einem Mail mit einer derartigen Anforderung sicherlich besondere Aufmerksamkeit zuteil werden lassen!
Gehen Sie im Einzelfall folgendermaßen vor:
Verfassen Sie Ihr Mail wie üblich. Ehe Sie jedoch auf das Symbol Senden klicken, öffnen Sie das Menü > Extras und klicken dort auf Lesebestätigung anfordern.
Nun wird nur für dieses einzelne Mail beim Empfänger eine solche Bestätigung angefordert (und hoffentlich bestätigt...).

b) Bestätigen
Klicken Sie auf > Extras > Optionen und dann auf das Register Bestätigungen. Unter dem Titel Versenden von Lesebestätigungen finden Sie drei Optionen; standardmäßig ist die mittlere, also Bei Anforderung einer Lesebestätigung benachrichtigen, aktiviert.
Bei dieser Einstellung poppt ein Fenster auf, wenn eine Lesebestätigung angefordert wird, und Sie können dann in jedem Einzelfall entscheiden, ob diese gewünschte Bestätigung gesendet werden soll oder nicht. Wenn Sie von Ihren Mailpartnern nicht zu häufig mit derartigen Anforderungen konfrontiert werden, dann ist diese Einstellung sicherlich brauchbar, ansonsten aber wird sie lästig!
Wählen Sie in diesem Fall daher zwischen einer der beiden Alternativen, - also Bestätigungen prinzipiell verweigern (= erste Option) oder die angeforderten Bestätigungen automatisch (ohne Rückfrage) versenden (= dritte Option)!

Lesebestätigungen werden entweder sofort gesendet oder sie landen im Postausgangs-Ordner und werden erst gesendet, wenn Sie das nächste Mal auf Senden/Empfangen klicken. Das hängt davon ab, welche Einstellungen zum Senden und Empfangen gewählt wurden.

 

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Abruf-Intervalle für eingegangene Mails in Outlook Express einstellen

Wenn Sie sich über ein Analog- oder ISDN-Modem mit dem Internet verbinden, werden Sie in regel- (oder unregel-?) mäßigen Abständen die Internetverbindung herstellen, Ihre Mails abrufen und die Verbindung dann gleich wieder trennen, denn jede Minute kostet Geld. In Ruhe lesen und antworten können Sie schließlich auch offline!
Wenn Sie jedoch mit Ihrem Provider eine flat rate - Vereinbarung geschlossen haben oder über DSL verfügen, dann spielt die Dauer Ihrer Internetverbindung in der Regel überhaupt keine Rolle und Sie können ständig online bleiben.

Sie können in diesem Fall auch den Outlook Express ständig geöffnet haben und Ihren Postkasten in regelmäßigen Zeitabschnitten nach dem Vorhandensein neuer Liebesbriefe untersuchen.
Das Programm ist so voreingestellt, dass dies alle 30 Minuten geschieht und dass Sie durch einen Signalton vom Eintreffen neuer Mails verständigt werden.
Bedenken Sie, dass das Programm dabei aber nicht nur nach neuen Mails sucht, sondern dass in einem Aufwaschen auch alle Ihre Mails, die noch im Postausgangs-Ordner liegen und die Sie vielleicht zunächst noch einmal überprüfen wollten, umgehend abgesendet werden!

Sie können das automatisierte Empfangen (und Senden!) ein- oder ausschalten und Sie können auch die Zeitabstände bei aktivierter automatischer Abfrage nach Belieben ändern:

> Extras > Optionen > Allgemein - Nachrichteneingang alle ... Minuten prüfen.

Keine automatische Abfrage: Mit einem Klick auf den Text oder das kleine Quadrat davor deaktivieren (kein Häkchen gesetzt).

Zeitraum für automatische Abfrage ändern: Sie können die beiden kleinen Pfeile zum Einstellen verwenden, oder - und das geht meist schneller - Sie klicken doppelt in das "Zeitfenster", sodass die Zahl markiert wird und geben über die Tastatur eine beliebige Zahl (immer in Minuten rechnen!) ein.

Alle Änderungen mit OK (ganz unten) übernehmen!

Der Vorteil kurzer Zeitintervalle (10 Minuten und weniger): Ihr Mailpartner ist entzückt, dass Ihre Antwort so postwendend eintrifft!
Der Vorteil langer Zeitintervalle (180 Minuten und mehr): Sie werden von Ihrer eigentlichen Arbeit nicht so häufig abgelenkt und Sie stürzen nicht dauernd von den Balkonen Ihrer hochkomplexen Gedankengebäude ab!
Sollten Sie jedoch insgesamt täglich nur wenige Mails erhalten, sind kurze Intervalle durchaus empfehlenswert.

 

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Attachment (= Beilage, Mail-Anhang) versenden und empfangen

Eine der großartigsten Errungenschaften der elektronischen Post ist die Möglichkeit, dem "Briefpartner" auch ganze Dateien mitzuschicken, beispielsweise Excel-Tabellen, Word-Dokumente, die neuesten Familienfotos usw.
Einzige Voraussetzung: Die betreffende(n) Datei(en) müssen auf einem Datenträger des eigenen Arbeitsplatzes gespeichert sein - ja, und es wäre natürlich auch gut zu wissen, wo smiley_zwinker !

Die Vorgehensweise beim Senden ist sehr einfach:
Verfassen Sie wie gewohnt das Mail und erwähnen Sie auch, dass Sie Beilagen mitschicken und welcher Art diese sind - immerhin sind Beilagen potentiell gefährlich (Virengefahr).
Ehe Sie im Fenster Neue Nachricht (welches im Übrigen "umgetauft" wird, sobald Sie einen Betreff eingeben) auf den Senden-Schalter klicken, klicken Sie auf das Symbol Einfügen, aber Vorsicht, denn es gibt deren zwei! Sie müssen das Symbol mit der Büroklammer wählen!
Eine weitere Möglichkeit wäre ein Klick auf das Menü Einfügen und dort dann auf den ersten Menüpunkt Dateianlage...
In beiden Fällen öffnet sich ein neues Fenster namens Anlage einfügen, welches die Struktur des Windows-Explorer aufweist.

Suchen Sie nun den Ordner, in dem sich die betreffende Datei befindet und setzen Sie einen Doppelklick auf ihn; er muss nun in der ersten Zeile stehen. Eventuell müssen Sie einen weiteren Doppelklick auf einen Unterordner setzen.
Nun werden Ihnen alle Dateien, die dieser Ordner enthält, angezeigt. Ein weiterer Doppelklick auf die gewünschte Datei schließt das Fenster Anlage einfügen wieder.

1:
Datenträger und Ordner auswählen.

2:
Der gewünschte Ordner muss in der ersten Zeile stehen.

3:
Eventuell Unterordner auswählen, wenn sich die gesuchte Datei dort befindet.

4:
Oder gleich Doppelklick auf die gesuchte Datei.

attachment_01

Im Neue Nachricht - Fenster sehen Sie nun unter der Betreffzeile eine neue Zeile namens Einfügen:, und daneben Name und Größe der Datei:

Haben Sie versehentlich eine falsche Datei erwischt, dann klicken Sie diese mit der rechten Maustaste an und im Kontextmenü dann auf Entfernen.

Selbstverständlich können Sie Ihrem Mail auf die gleiche Weise auch mehrere Dateien beilegen.
Wenn Sie über eine neuere Version von Outlook Express verfügen und die Dateien sich im gleichen Ordner befinden, geht das auch auf einen "Sitz": Halten Sie die Strg-Taste gedrückt, während Sie die zu sendenden Dateien der Reihe nach anklicken!

Achten Sie auf die Größe der beigelegten Dateien, besonders dann, wenn Sie wissen, dass der Empfänger keinen Breitband-Internetanschluss besitzt! Bedenken Sie, dass das Herunterladen von einem MegaByte (= 1.024 KiloByte) mit einem Analog-Modem 5 bis 6 Minuten benötigt!
Schicken Sie also beispielsweise eine lustige Powerpoint-Präsentation von 3 bis 4 MB, dann könnte dem "glücklichen" Empfänger das Lachen gründlich vergehen, da es ihn viel Zeit und Geld kostet!


Empfang von Attachments

Ein absoluter Schwerpunkt unserer Homepage ist der Sicherheit gewidmet, daher schicken wir gleich voraus:

VORSICHT!
VORSICHT!
VORSICHT!

Zwar haben sich die Programmierer von Microsoft Mühe gegeben, den Outlook Express sicherer zu machen (besonders mit dem Service Pack 2 von Windows XP), aber nach wie vor verbreiten sich Viren, Würmer und andere Schweinereien zu einem sehr hohen Prozentsatz über Mail-Beilagen.
Die eigentliche Schwachstelle ist also nicht so sehr das Programm, sondern der Mensch, der vor dem Computer sitzt und bedenkenlos jede Beilage öffnet!
Lesen Sie mehr darüber im OE-Tipp Virengefahr in Beilagen!

Wenn ein Mail ein attachment enthält, erkennen Sie das sofort an den Büroklammern:

attachment_03

Die linke (kleine) Klammer vor dem Absender zeigt an, dass es eine Beilage gibt; die rechte (große) Klammer bietet Ihnen (nach einem Klick auf sie) die Möglichkeiten, diese Beilage

  • entweder zu öffnen (1)
  • oder sie zu speichern (2).
attachment_04

Bisher ist noch nichts passiert - auch wenn die Beilage einen Virus (Wurm, Trojaner) enthalten sollte. Die Installation eines Schadprogrammes erfolgt erst, wenn Sie das attachment öffnen (1)!
(Von dieser Regel gab es bisher erst zwei Ausnahmen, nämlich die Würmer MSBlast (12.08.2003) und Sasser (02.05.2004), die sich unter bestimmten Bedingungen installieren können, sobald eine Internetverbindung hergestellt wird. Beide sind im Übrigen - Juli 2005 - immer noch aktiv!)

Höchste Gefahrenstufe besteht beim Öffnen von Mail-Anhängen mit den Dateinamens-Erweiterungen EXE, COM, BAT, SCR, PIF, VBS und ZIP: Öffnen Sie solche Beilagen auch dann nicht, wenn der Absender vertrauenswürdig erscheint, denn er könnte gefälscht sein!
Öffnen Sie solche Dateien selbst dann nicht, wenn der Absender Ihnen am Telefon versichert, er habe die Datei auch geöffnet - und nichts sei passiert. Denn manche Viren starten ihre destruktive Tätigkeit erst an einem bestimmten Tag (beispielsweise am 13. jeden Monats), und die meisten Trojaner werden Sie gar nicht bemerken, denn Sie arbeiten still und leise im Hintergrund...

Ausnahmen:

  • Natürlich muss man einem Mail-Partner manchmal ein Programm (meist mit der Endung *.EXE) schicken. Vereinbaren Sie das vorher mit einem Mail, das noch keine Beilage enthält oder per Telefon.
  • Und ebenso natürlich wollen Sie Programme aus dem Internet herunterladen (*.EXE oder *.ZIP) und diese dann installieren.
    Speichern Sie solche Programme zuerst (2 in der obigen Abbildung) und prüfen Sie sie vor der Installation mit einem (aktuellen!) Virenscanner!
    Entwickeln Sie eine gesunde Spürnase und seien Sie misstrauisch, wenn der Anbieter unseriös erscheint!
  • Achten Sie darauf, dass auf Ihrem System einen Virenscanner installiert ist und dieser regelmäßig upgedatet wird (mindestens wöchentlich)!
    Denn dann wird ein in der Beilage enthaltener Virus in den allermeisten Fällen bereits beim Herunterladen des Mails und seines attachments erkannt und Sie werden gewarnt bzw. die verseuchte Beilage wird umgehend eliminiert.

Beilage kann nicht geöffnet werden

Das kann mehrere Gründe haben:

  • Die Sicherheitseinstellungen beim Internet-Explorer sind auf "Hoch" eingestellt. Stellen Sie sie auf "Mittel" zurück:
    Extras - Internetoptionen... - Sicherheit - Schieberegler auf "Mittel".
  • Im Outlook Express sind Dateien blockiert, die möglicherweise einen Virus enthalten könnten. Das betrifft Dateien mit den Endungen *.exe, *.com, *.bat und *.zip.
    Deaktivieren Sie diese Einstellung in Outlook Express:
    Extras - Optionen... - Sicherheit - unter Virenschutz den Eintrag "Speichern oder Öffnen von Anlagen, die möglicherweise einen Virus enthalten könnten, nicht zulassen" durch Klick auf den Text oder das Kästchen davor deaktivieren (kein Häkchen).
  • Auf Ihrem PC ist das Programm, das zum Öffnen des Anhangs erforderlich ist, nicht installiert.
    Sie müssten sich das dazu nötige Programm besorgen oder den Absender bitten, Ihnen die Beilage in einer anderen Form (anderer Datei-Typ) zukommen zu lassen.
 

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